2.2 Karakteristik Informasi Berkualitas

Data yang sudah diolah tidak otomatis menghasilkan informasi yang baik. Laporan yang angkanya keliru, datang terlambat, atau tidak menjawab kebutuhan pengguna justru bisa menyesatkan orang yang memakainya.

Ada lima karakteristik yang dapat dipakai untuk menilai apakah suatu informasi layak digunakan: akurat, relevan, tepat waktu, dapat dipercaya, dan mudah dipahami. Masing-masing menyoroti sisi yang berbeda. Sebuah informasi bisa memenuhi satu karakteristik, tetapi gagal pada karakteristik lainnya.

Akurat

Informasi akurat jika isinya sesuai dengan keadaan sebenarnya. Kesalahan paling sering berasal dari data yang sudah keliru sejak awal: salah ketik, salah hitung, atau transaksi yang tercatat dua kali.

Bayangkan kasir mencatat transaksi Rp250.000 sebagai Rp25.000. Laporan penjualan harian yang disusun dari catatan itu bisa saja tampak rapi, tetapi totalnya salah. Siapa pun yang memakai laporan tersebut, misalnya untuk mencocokkan uang di laci kasir, akan mendapat gambaran yang keliru.

Relevan

Informasi relevan jika sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi bisa benar sepenuhnya, tetapi tetap tidak relevan karena tidak menjawab persoalan yang sedang dihadapi.

Seorang kepala program studi yang ingin mengevaluasi tingkat kelulusan membutuhkan informasi tentang jumlah lulusan, jumlah mahasiswa yang belum lulus, dan rata-rata masa studi. Data jumlah mahasiswa yang aktif di organisasi kemahasiswaan mungkin akurat, tetapi tidak membantu evaluasi tersebut.

Relevansi juga bergantung pada siapa penggunanya. Laporan kehadiran mahasiswa sangat berguna bagi dosen, tetapi bukan kebutuhan utama bagian keuangan.

Tepat Waktu

Informasi tepat waktu jika tersedia saat dibutuhkan dan masih menggambarkan kondisi yang diperlukan pada saat itu. Jadi, ada dua syarat: informasinya tidak datang terlambat, dan isinya belum usang.

Pemilik toko yang akan memesan barang perlu mengetahui jumlah stok saat ini. Laporan stok yang baru tiba setelah pemesanan dilakukan tidak lagi berguna untuk keputusan itu. Sebaliknya, laporan yang tiba tepat sebelum pemesanan pun kurang membantu jika isinya masih menggambarkan kondisi tiga minggu lalu, karena stok sudah berubah sejak saat itu.

Dapat Dipercaya

Informasi dapat dipercaya jika sumber dan cara memperolehnya jelas serta dapat dipertanggungjawabkan. Karakteristik ini berbeda dari akurat. Akurat berbicara tentang benar atau tidaknya isi, sedangkan dapat dipercaya berbicara tentang ada atau tidaknya dasar untuk meyakini isi tersebut.

Misalkan beredar pesan berantai yang menyebutkan bahwa jumlah pendaftar di sebuah kampus tahun ini naik dua kali lipat, tanpa keterangan dari mana angka itu berasal. Angka tersebut bisa saja benar, tetapi tidak ada cara untuk memeriksanya. Angka yang sama akan jauh lebih dapat dipercaya jika berasal dari laporan resmi bagian penerimaan mahasiswa baru yang mencantumkan periode pendaftaran dan sistem yang digunakan untuk mencatatnya.

Mudah Dipahami

Informasi mudah dipahami jika penyajiannya membantu penerima menangkap isinya. Informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu tetap kurang berguna jika penerimanya kesulitan membacanya.

Informasi dapat disajikan dalam berbagai bentuk, seperti teks, tabel, grafik, diagram, gambar, audio, atau video. Tidak ada satu bentuk yang selalu paling baik. Tabel cocok untuk memeriksa angka secara rinci, misalnya nilai setiap transaksi. Grafik lebih cocok untuk melihat perubahan, misalnya naik-turunnya penjualan selama enam bulan. Pilihannya bergantung pada apa yang perlu dilihat oleh penerima.

Jumlah informasi juga berpengaruh. Laporan yang terlalu ringkas bisa menghilangkan hal penting, sedangkan laporan berisi ratusan baris angka tanpa pengelompokan membuat penerima sulit menemukan bagian yang ia butuhkan.

Kualitas Informasi Bergantung pada Data dan Prosesnya

Kelima karakteristik tersebut tidak bisa dicapai hanya dengan merapikan laporan di tahap akhir. Informasi yang baik membutuhkan data awal yang benar, proses pengolahan yang sesuai, dan penyajian yang cocok bagi penggunanya. Organisasi yang menyimpan banyak data tetap akan kesulitan jika datanya sering salah, laporannya terlambat, atau isinya tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.