Pengantar Sistem Informasi

Mempelajari pengertian dasar sistem sebagai sekumpulan bagian yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pembahasan mencakup tiga gagasan utama dalam sistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk sistem, hubungan antarbagian, dan tujuan yang ingin dicapai.

Pada materi ini, Anda akan mempelajari bagaimana sebuah sistem terbentuk dari berbagai elemen yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Pembahasan menggunakan contoh restoran untuk menjelaskan tujuan sistem, komponen dan hubungan antarkomponen, input, proses, output, interface, batas sistem, lingkungan, umpan balik, dan pengendalian.

Pada materi ini, Anda akan mempelajari pengertian sistem informasi dan hubungannya dengan konsep sistem yang telah dibahas sebelumnya. Pembahasan menjelaskan perbedaan antara data dan informasi, serta bagaimana sistem informasi mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyajikan informasi untuk mendukung kegiatan organisasi. Dengan menggunakan contoh restoran, Anda akan melihat bagaimana tujuan, input, proses, output, umpan balik, pengendalian, batas, dan lingkungan diterapkan dalam sistem informasi. Materi juga membahas alasan organisasi membutuhkan sistem informasi, contoh penerapannya dalam kehidupan sehari-hari, serta posisi sistem informasi sebagai bagian dari organisasi.

Materi ini membahas perbedaan antara Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI), termasuk fokus, cakupan, hubungan, serta contoh penerapannya dalam organisasi. Materi juga menjelaskan bahwa sistem informasi melibatkan manusia, proses, data, dan teknologi, serta dapat berjalan secara manual maupun berbasis komputer.

Materi ini membahas komponen-komponen sistem informasi yang meliputi manusia, prosedur atau proses, data, perangkat keras, perangkat lunak, serta jaringan dan komunikasi. Anda akan mempelajari fungsi masing-masing komponen, hubungan antar-komponen, serta penerapannya melalui contoh sistem informasi penjualan restoran dan sistem informasi akademik.

Quiz ini menguji pemahaman Anda terhadap konsep dasar sistem, karakteristik dan elemen sistem, sistem informasi, perbedaan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, serta komponen sistem informasi. Soal mencakup pemahaman konsep dan penerapannya pada contoh kasus sederhana.

Materi ini membahas pengertian dan perbedaan data, informasi, dan pengetahuan, mulai dari data yang belum diolah hingga pemahaman yang dapat digunakan untuk mengambil tindakan. Pembahasan dilengkapi dengan contoh dalam toko buku dan perguruan tinggi serta menjelaskan hubungan ketiganya dalam konteks Sistem Informasi.

Informasi yang berkualitas harus akurat, relevan, tepat waktu, dapat dipercaya, dan mudah dipahami agar dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan.

Materi ini membahas bagaimana informasi membantu memahami kondisi, mengurangi ketidakpastian, membandingkan pilihan, dan mendukung keputusan operasional, taktis, serta strategis. Informasi menjadi dasar pertimbangan, tetapi keputusan akhir tetap membutuhkan penilaian manusia.

Materi ini menunjukkan bagaimana sistem informasi mengolah data menjadi informasi melalui proses pengelompokan, perhitungan, dan penyajian. Data yang sama dapat menghasilkan informasi berbeda sesuai kebutuhan, yang kemudian digunakan manusia untuk mendukung keputusan.

Komponen teknologi dalam sistem informasi terdiri dari tiga bagian: perangkat keras, perangkat lunak, serta jaringan dan komunikasi. Bab ini membahas ketiganya lebih jauh, lalu menambahkan dua perkembangan yang mengubah cara organisasi memakai teknologi, yaitu komputasi awan dan perangkat bergerak.

Sudut pandang yang dipakai tetap sudut pandang Sistem Informasi. Mahasiswa SI jarang diminta merakit komputer atau mengonfigurasi router. Yang lebih sering dihadapi adalah pertanyaan seperti: perangkat input apa yang membuat data transaksi lebih akurat, perlukah organisasi membeli aplikasi jadi atau membuat sendiri, dan apakah server sebaiknya dimiliki sendiri atau disewa. Untuk menjawab pertanyaan semacam itu, cara kerja dasar setiap komponen perlu dipahami lebih dulu.

Perangkat lunak (software) adalah kumpulan program, yaitu rangkaian instruksi yang memberi tahu perangkat keras apa yang harus dikerjakan. Tanpa perangkat lunak, komputer secanggih apa pun tidak dapat menghitung total belanja atau menampilkan jadwal kuliah.

Data yang dicatat di satu tempat sering dibutuhkan di tempat lain. Pesanan yang diterima bagian penjualan perlu diketahui gudang; transaksi di kantor cabang perlu sampai ke kantor pusat. Jaringan komputer memungkinkan perpindahan data itu terjadi tanpa memindahkan kertas atau flashdisk.

Sampai di sini, server diasumsikan dimiliki dan dikelola sendiri oleh organisasi, ditempatkan di ruang server miliknya. Pola ini disebut on-premise. Ada dua perkembangan yang mengubah gambaran tersebut. Komputasi awan mengubah siapa yang memiliki dan mengelola server. Perangkat bergerak mengubah dari mana pengguna mengakses sistem dan di mana data pertama kali ditangkap.

Kuis untuk menguji pemahaman tentang perangkat keras, perangkat lunak, jaringan dan Internet, komputasi awan, serta perangkat bergerak.

Sistem informasi digunakan di dalam organisasi untuk membantu pekerjaan, mengelola informasi, dan mendukung berbagai keputusan. Kebutuhan informasi tidak selalu sama antara satu organisasi dengan organisasi lain. Bahkan di dalam organisasi yang sama, kebutuhan seorang pegawai, supervisor, manajer, dan pimpinan dapat berbeda karena tanggung jawab mereka juga berbeda.

Memahami hubungan antara organisasi dan sistem informasi penting bagi mahasiswa Sistem Informasi. Sebuah sistem tidak berdiri sendiri. Sistem digunakan oleh manusia, mengikuti proses kerja tertentu, menghasilkan informasi, dan harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang menggunakannya.

Pada bab ini pembahasan dimulai dari organisasi dan strukturnya, kemudian berlanjut pada tingkatan manajemen dan kebutuhan informasinya. Setelah itu dibahas bagaimana sistem informasi digunakan pada tingkat operasional, manajerial, dan strategis. Pembahasan ditutup dengan studi kasus pada usaha skala kecil agar konsep yang dibahas dapat dilihat dalam situasi yang lebih nyata.

Tidak semua keputusan dalam organisasi memiliki ruang lingkup dan jangka waktu yang sama. Ada keputusan yang harus dibuat setiap hari, ada yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya dalam beberapa bulan, dan ada pula yang menentukan arah organisasi dalam beberapa tahun.

Peran sistem informasi dapat dilihat dari bagaimana informasi digunakan untuk membantu pekerjaan dan keputusan pada berbagai tingkatan organisasi. Referensi menyebutkan beberapa peran utama, antara lain pengelolaan data dan informasi, peningkatan efisiensi operasional, dukungan terhadap pengambilan keputusan, kolaborasi dan komunikasi, serta pengembangan strategi bisnis.

Usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) dibedakan berdasarkan modal usaha dan hasil penjualan tahunan. Usaha mikro, misalnya, adalah usaha dengan modal usaha paling banyak Rp1 miliar, tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha (Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 2021).

Transaksi bisnis adalah kejadian dalam kegiatan organisasi yang mengubah keadaan sumber daya, hak, atau kewajiban organisasi, misalnya jumlah barang, uang, piutang, atau utang. Karena mengubah sesuatu, kejadian tersebut perlu dicatat agar organisasi tetap mengetahui keadaannya.

Urutan pekerjaan dalam pemrosesan transaksi dapat berbeda menurut jenis transaksi dan rancangan sistemnya. Meskipun begitu, ada lima kegiatan yang umumnya ditemukan: memasukkan data, memeriksa data, mengolah transaksi, menyimpan hasil, dan menghasilkan keluaran. Di samping kelima kegiatan itu, sistem juga harus mampu menangani transaksi yang gagal atau dibatalkan, serta menjalankan pengendalian.

Tidak semua transaksi perlu diproses pada saat yang sama dengan terjadinya. Ada pekerjaan yang cocok diproses setelah data terkumpul selama periode tertentu, sementara pekerjaan lain membutuhkan hasil saat itu juga. Dua pendekatan yang digunakan untuk kedua kebutuhan ini adalah batch processing dan real-time processing.

Kedua contoh berikut sama-sama ditangani oleh TPS di level operasional, tetapi kebutuhan pemrosesannya berbeda.

Sebuah minimarket yang melayani ratusan pelanggan setiap hari menghasilkan ribuan catatan transaksi dalam seminggu. Kepala toko tidak mungkin membaca semuanya satu per satu. Ia membutuhkan jawaban singkat atas pertanyaan yang jelas, misalnya apakah penjualan hari ini mencapai target, produk mana yang hampir habis, dan kasir mana yang transaksinya perlu diperiksa. Bagian ini menjelaskan sistem yang menyusun jawaban tersebut dan bentuk-bentuk laporan yang dihasilkannya.

Laporan SIM dipakai sebagai dasar untuk mengambil keputusan, tetapi peran sistem dalam setiap keputusan tidak sama besarnya. Laporan pengecualian stok yang dibahas sebelumnya, misalnya, langsung menunjukkan tindakan yang perlu dilakukan, yaitu memesan ulang produk. Sebaliknya, laporan yang menunjukkan penjualan turun selama tiga minggu tidak langsung memberi tahu tindakan yang tepat. Perbedaan ini dapat dijelaskan dengan membagi keputusan berdasarkan tingkat strukturnya.

Bagian ini membahas dua hal yang sering tertukar. Keduanya sama-sama menampilkan angka dan grafik, sehingga mudah dianggap sama. Perbedaannya terletak pada pertanyaan yang dijawab. Dashboard menjawab "bagaimana kondisi saat ini?", sedangkan DSS menjawab "apa yang akan terjadi jika pilihan ini diambil?". Memahami perbedaan ini akan memudahkan saat membandingkan TPS, SIM, dan DSS di bagian berikutnya

TPS, SIM, dan DSS mengolah data yang saling berhubungan, tetapi masing-masing menjawab jenis pertanyaan yang berbeda. TPS (Transaction Processing System) mencatat dan memproses setiap transaksi, sehingga pertanyaannya menyangkut satu kejadian, seperti berapa total belanja pelanggan ini atau apakah pembayarannya berhasil.

Sebuah organisasi tidak hanya menjalankan satu jenis pekerjaan. Di dalam perusahaan terdapat pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, operasi, dan fungsi lainnya, dan setiap bagian memiliki pekerjaan serta kebutuhan informasi yang berbeda.

Sebuah organisasi dapat memiliki banyak sistem informasi. Bagian pemasaran mungkin memiliki aplikasi sendiri, bagian keuangan menggunakan sistem lain, SDM memiliki aplikasi kepegawaian, dan bagian operasi memiliki sistem untuk persediaan dan produksi.

ntegrasi menghubungkan sistem-sistem yang tetap terpisah. Cara lain adalah memakai sistem yang sejak awal dirancang untuk melayani beberapa fungsi sekaligus.

Data yang digunakan organisasi terus bertambah. Data pelanggan, transaksi, pegawai, produk, mahasiswa, pembayaran, dan berbagai catatan lainnya perlu disimpan agar dapat digunakan kembali ketika dibutuhkan. Cara menyimpan data menjadi persoalan ketika jumlahnya semakin besar atau ketika data yang sama digunakan oleh beberapa bagian organisasi.

Pada tahap awal, data dapat disimpan dalam file terpisah, misalnya spreadsheet atau berkas teks. Cara seperti ini masih dapat digunakan untuk kebutuhan sederhana. Namun, ketika data semakin banyak dan digunakan oleh banyak proses, organisasi membutuhkan cara pengelolaan yang lebih terstruktur. Basis data digunakan untuk kebutuhan tersebut.

Bab ini membahas dasar basis data, mulai dari perbedaan penyimpanan berbasis file dengan basis data, struktur tabel, peran DBMS, hingga alasan data perlu dipandang sebagai aset organisasi.

Pada basis data relasional, data biasanya disusun dalam bentuk tabel. Tabel digunakan untuk menyimpan data yang memiliki struktur tertentu.

Basis data membutuhkan perangkat lunak untuk mengelola data yang tersimpan di dalamnya.

Aset adalah sumber daya yang dimiliki organisasi dan memberi manfaat bagi kegiatannya. Gedung, kendaraan, dan uang jelas termasuk aset: semuanya dicatat, dijaga, dan ada orang yang bertanggung jawab atasnya. Data jarang diperlakukan dengan cara yang sama, padahal banyak organisasi tidak dapat bekerja tanpanya.

Perkembangan teknologi informasi mengubah cara organisasi menjalankan kegiatan bisnis. Penjualan, pelayanan pelanggan, promosi, pemesanan, pembayaran, dan pertukaran informasi kini dapat dilakukan melalui jaringan digital.

Karena e-commerce berpusat pada transaksi, cara yang paling sederhana untuk mengelompokkannya adalah melihat siapa yang menjual dan siapa yang membeli.

Agar transaksi seperti pada 9.2 dapat terjadi secara digital, dibutuhkan tempat bertemunya penjual dan pembeli serta cara untuk membayar. Dua hal ini dibahas pada subbab ini.

UMKM adalah singkatan dari usaha mikro, kecil, dan menengah. Di Indonesia, pengelompokan UMKM diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 2021 berdasarkan modal usaha atau hasil penjualan tahunan. Kasus berikut menggambarkan sebuah usaha berskala mikro.

Sistem informasi biasanya dikenal sebagai alat untuk mencatat transaksi dan menyusun laporan. Fungsi tersebut memang penting, tetapi sistem informasi juga dapat memengaruhi cara organisasi bersaing, melayani pelanggan, dan menjalankan kegiatannya.

Bab ini menggunakan satu contoh agar pembahasan tidak berpindah-pindah dari satu organisasi ke organisasi lain.

Ketika organisasi ingin memahami peran sistem informasi secara strategis, organisasi perlu melihat dua sisi. Sisi pertama adalah tekanan yang datang dari luar. Sisi kedua adalah aktivitas di dalam organisasi yang menciptakan nilai.

Penggunaan teknologi di Mentari tidak selalu menghasilkan perubahan dalam skala yang sama. Menyimpan dokumen dalam bentuk digital berbeda dengan mengubah proses kerja. Mengubah satu proses juga berbeda dengan mengubah cara organisasi menjalankan bisnis secara keseluruhan.

Sistem informasi yang dipakai organisasi hari ini, dari aplikasi kasir di minimarket sampai sistem akademik di kampus, tidak muncul begitu saja. Sebelum bisa digunakan, seseorang harus menyadari ada masalah yang perlu ditangani, menentukan apa yang dibutuhkan, memilih atau membangun perangkat lunaknya, menyiapkan data, menguji, lalu mengajak orang-orang mulai bekerja dengan cara baru.

Kegiatan-kegiatan di 11.1 dapat dijalankan dengan cara yang berbeda. Cara mengatur urutan, pengulangan, dan keterlibatan pengguna inilah yang disebut pendekatan pengembangan. Di dunia kerja dikenal banyak metodologi dengan nama masing-masing. Untuk tingkat pengantar, cukup dipahami tiga gagasan dasar yang menjadi akar sebagian besar metodologi tersebut.

Sebelum membahas penyebabnya, kata "gagal" perlu diperjelas lebih dulu. Paling tidak ada empat keadaan yang sering disebut sebagai kegagalan, dan keempatnya tidak sama.

Empat bentuk kegagalan di 11.3 sekaligus menunjukkan bahwa keberhasilan perlu dilihat dari beberapa sisi.

Toko Makmur Jaya adalah toko swalayan keluarga di pinggir kota yang menjual sekitar dua ribu jenis barang kebutuhan sehari-hari.

Bayangkan sebuah toko retail menggunakan aplikasi kasir yang sekaligus menyediakan program kartu anggota. Setiap kali pelanggan berbelanja, sistem mencatat nama, nomor ponsel, tanggal lahir, dan daftar barang yang dibeli. Dari data tersebut, bagian pemasaran dapat melihat kebiasaan belanja pelanggan.

Privasi, keamanan informasi, dan pelindungan data sering digunakan secara bergantian dalam percakapan sehari-hari. Ketiganya memang saling berkaitan, tetapi tidak memiliki arti yang sama.

Organisasi tidak dapat melindungi sistem dengan baik jika tidak mengetahui apa yang dapat mengganggu informasi dan kegiatan yang bergantung padanya. Ancaman dapat berasal dari pihak luar, pegawai, kesalahan manusia, kerusakan perangkat, maupun kondisi lingkungan.

Sistem informasi dibangun dan digunakan oleh manusia. Karena itu, tanggung jawab terhadap sebuah sistem tidak berhenti pada pertanyaan apakah program dapat dijalankan tanpa kesalahan.

Kasus berikut merupakan ilustrasi untuk pembelajaran. Nama toko dan tokoh di dalamnya bersifat fiktif.