1.2 Karakteristik dan Elemen Sistem

Setelah memahami bahwa sistem terdiri atas bagian-bagian yang saling berhubungan dan bekerja untuk mencapai tujuan tertentu, langkah berikutnya adalah melihat bagaimana bagian-bagian tersebut membentuk sebuah sistem yang utuh. Kita tidak cukup hanya mengetahui apa saja yang ada di dalam suatu sistem. Kita juga perlu melihat hubungan antarbagian, apa yang masuk ke dalam sistem, apa yang terjadi di dalamnya, serta bagaimana sistem mengetahui apakah hasil kerjanya sudah sesuai dengan tujuan.

Dalam pembahasan sistem, istilah elemen sistem dan karakteristik sistem sering digunakan. Pengelompokan dan istilahnya dapat sedikit berbeda antara satu buku dengan buku lainnya. Karena itu, yang lebih penting daripada menghafalkan daftar istilah adalah memahami fungsi setiap unsur dan hubungan di antara unsur tersebut.

Untuk memudahkan pembahasan, kita akan menggunakan contoh sebuah restoran. Contoh ini membantu karena kegiatan restoran melibatkan banyak bagian yang saling bergantung, mulai dari menerima pesanan sampai makanan diterima pelanggan.

Tujuan Sistem

Sebuah sistem dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan menjadi titik awal karena dari sanalah kita dapat menentukan apa yang perlu dilakukan oleh sistem dan seperti apa hasil yang diharapkan.

Misalnya, restoran tidak sekadar bertujuan menyediakan makanan. Restoran perlu menerima pesanan dengan benar, menyiapkan makanan dalam waktu yang wajar, memberikan pelayanan kepada pelanggan, serta menjalankan kegiatan tersebut dengan biaya yang dapat ditanggung oleh usaha.

Tujuan juga menjadi dasar untuk menilai apakah sistem berjalan dengan baik. Jika restoran menetapkan target bahwa pesanan harus selesai dalam waktu tertentu, waktu penyajian dapat digunakan untuk melihat apakah proses pelayanan sudah berjalan sesuai harapan.

Satu sistem bahkan dapat memiliki beberapa tujuan sekaligus. Kecepatan pelayanan, kualitas makanan, kepuasan pelanggan, dan keuntungan usaha dapat menjadi tujuan yang harus dicapai bersama. Dalam praktiknya, tujuan-tujuan tersebut tidak selalu mudah diseimbangkan.

Komponen dan Hubungan Antarkomponen

Setelah mengetahui tujuannya, kita dapat melihat komponen yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Komponen adalah bagian-bagian yang memiliki peran dalam menjalankan sistem.

Pada restoran, misalnya, terdapat pelayan, koki, kasir, pengelola, bahan makanan, peralatan, serta prosedur kerja. Masing-masing memiliki fungsi yang berbeda, tetapi tidak bekerja secara terpisah.

Pelayan menerima dan mencatat pesanan. Informasi tersebut diteruskan kepada dapur. Koki menggunakan bahan dan peralatan untuk menyiapkan makanan. Setelah makanan selesai, pelayan menyajikannya kepada pelanggan, sedangkan kasir menangani pembayaran.

Yang membuat kumpulan bagian tersebut menjadi sebuah sistem bukan sekadar keberadaan komponennya, melainkan hubungan di antara komponen-komponen tersebut. Jika pelayan, dapur, dan kasir bekerja tanpa koordinasi, restoran akan kesulitan mencapai tujuannya meskipun setiap bagian memiliki kemampuan yang baik.

Karena itu, ketika mempelajari suatu sistem, kita tidak cukup bertanya, "Apa saja bagiannya?" Kita juga perlu bertanya, "Bagaimana bagian-bagian tersebut berhubungan dan apa yang berpindah di antara mereka?"

Input, Proses, dan Output

Hubungan antarkomponen dapat dilihat melalui pola input, proses, dan output. Pola ini merupakan salah satu cara paling sederhana untuk memahami bagaimana sebuah sistem bekerja.

Input adalah sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan digunakan dalam proses. Pada restoran, input dapat berupa pesanan pelanggan, bahan makanan, tenaga kerja, resep, peralatan, dan sumber daya lain yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan.

Tidak semua input memiliki fungsi yang sama. Pesanan dan bahan makanan merupakan bagian yang diolah untuk menghasilkan hidangan. Sementara itu, resep, gas, peralatan, dan keterampilan karyawan diperlukan agar proses memasak dapat berlangsung. Dalam beberapa literatur, perbedaan ini dijelaskan melalui istilah input sinyal dan input pemeliharaan.

Proses merupakan kegiatan yang mengolah input menjadi hasil. Pada restoran, proses tersebut mencakup pencatatan pesanan, persiapan bahan, memasak, penyajian, sampai perhitungan pembayaran.

Output adalah hasil yang keluar dari sistem setelah proses berlangsung. Hidangan yang diterima pelanggan dan bukti pembayaran merupakan contoh output. Sistem juga dapat menghasilkan output yang tidak diharapkan, seperti sisa makanan, sampah kemasan, atau limbah dapur.

Pola ini tidak hanya berlaku untuk keseluruhan restoran. Di dalam sistem terdapat bagian-bagian yang lebih kecil. Misalnya, pesanan pelanggan menjadi input bagi pelayan, lalu catatan pesanan yang dibuat pelayan menjadi input bagi dapur. Dengan cara tersebut, output dari satu bagian dapat menjadi input bagi bagian lainnya.

Penghubung Antarkomponen

Agar komponen dapat bekerja bersama, diperlukan titik atau sarana yang memungkinkan terjadinya pertukaran informasi, benda, atau hasil kerja. Penghubung ini sering disebut interface atau antarmuka.

Dalam restoran, catatan pesanan menjadi penghubung antara pelayanan dan dapur. Kasir menjadi titik pertemuan antara kegiatan pembayaran dengan pelanggan. Penghubung tidak hanya berfungsi sebagai tempat sesuatu berpindah, tetapi juga dapat menjadi tempat informasi disesuaikan agar dapat dipahami oleh bagian berikutnya.

Contohnya, pelanggan mungkin menyampaikan permintaan yang cukup panjang ketika memesan makanan. Pelayan kemudian menerjemahkan permintaan tersebut menjadi catatan yang dapat dipahami oleh dapur. Jika informasi yang diteruskan tidak jelas, kesalahan dapat terjadi meskipun pelayan dan koki sama-sama menjalankan tugasnya.

Karena itu, masalah dalam sebuah sistem tidak selalu berasal dari salah satu komponennya. Bisa saja masalah muncul pada hubungan atau penghubung antarkomponen.

Batas Sistem

Sebuah sistem selalu memiliki batas yang menentukan apa yang dianggap sebagai bagian dari sistem dan apa yang berada di luar sistem. Batas ini disebut boundary atau batas sistem.

Dalam sebuah restoran, kegiatan yang dapat diatur langsung oleh pengelola, seperti jadwal kerja, prosedur pelayanan, resep, dan aturan pembayaran, dapat ditempatkan di dalam batas sistem. Sebaliknya, harga bahan makanan di pasar atau keputusan pemasok berada di luar kendali langsung restoran.

Penentuan batas tidak selalu mutlak. Batas bergantung pada tujuan pengamatan.

Misalnya, jika kita ingin mempelajari cara kerja sebuah cabang restoran, cabang tersebut dapat dipandang sebagai satu sistem. Namun jika kita melihat keseluruhan jaringan restoran, cabang tersebut dapat dianggap sebagai bagian dari sistem yang lebih besar. Sistem yang lebih besar yang memuat beberapa sistem di dalamnya disebut supersistem. Bagi jaringan restoran, setiap cabang adalah subsistem; bagi cabang itu sendiri, jaringan restoran adalah supersistemnya.

Karena itu, sebelum menganalisis sebuah sistem, batas yang digunakan perlu ditentukan terlebih dahulu.

Lingkungan Sistem

Di luar batas sistem terdapat berbagai hal yang dapat memengaruhi sistem atau menerima pengaruh dari sistem. Bagian di luar batas tersebut disebut lingkungan sistem atau environment.

Bagi restoran, lingkungan dapat mencakup pelanggan, pemasok, pesaing, harga bahan pokok, peraturan pemerintah, dan kondisi cuaca. Restoran tidak dapat mengendalikan faktor-faktor tersebut secara langsung, tetapi harus mempertimbangkan pengaruhnya.

Misalnya, hujan deras dapat mengurangi jumlah pelanggan yang datang langsung, tetapi pada saat yang sama dapat meningkatkan pesanan melalui layanan antar. Kenaikan harga bahan makanan juga dapat memengaruhi biaya operasional.

Perbedaan antara sistem dan lingkungannya terutama berkaitan dengan batas dan kendali. Hal yang berada di dalam sistem dapat diatur secara langsung sampai batas tertentu, sedangkan lingkungan lebih banyak menjadi sesuatu yang perlu diantisipasi dan direspons.

Umpan Balik dan Pengendalian

Sistem tidak hanya bekerja dari input menuju output. Setelah menghasilkan output, sistem juga perlu mengetahui bagaimana hasil tersebut diterima atau apakah hasilnya sesuai dengan tujuan. Di sinilah umpan balik (feedback) berperan.

Umpan balik merupakan informasi mengenai hasil kerja sistem yang dapat digunakan untuk menilai atau memperbaiki proses. Pada restoran, umpan balik dapat berupa keluhan pelanggan, ulasan, makanan yang sering tersisa, atau catatan bahwa suatu bahan lebih cepat habis daripada perkiraan.

Umpan balik sendiri belum tentu mengubah cara kerja sistem. Informasi tersebut perlu ditindaklanjuti melalui pengendalian (control). Pengendalian membandingkan kondisi yang terjadi dengan tujuan atau standar yang telah ditetapkan, kemudian menentukan tindakan yang diperlukan.

Misalnya, restoran menetapkan target bahwa pesanan harus selesai paling lama lima belas menit. Jika catatan menunjukkan banyak pelanggan menunggu lebih lama, pengelola dapat mencari penyebabnya dan melakukan penyesuaian, misalnya menambah tenaga di dapur pada jam sibuk.

Perbedaan antara keduanya perlu diperhatikan. Umpan balik memberikan informasi tentang apa yang terjadi, sedangkan pengendalian menggunakan informasi tersebut untuk menentukan tindakan.

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Karena setiap sistem berada di tengah lingkungan, muncul pertanyaan berikutnya: seberapa besar sistem berhubungan dengan lingkungannya? Dari sudut pandang ini, sistem biasanya dibedakan menjadi dua.

Sistem terbuka adalah sistem yang terus bertukar sesuatu dengan lingkungannya, baik menerima input maupun memberikan output, sehingga kerjanya dipengaruhi oleh keadaan di luar dirinya. Restoran adalah sistem terbuka. Pesanan dan bahan datang dari luar, hidangan keluar kepada pelanggan, dan perubahan harga atau cuaca ikut memengaruhi cara restoran bekerja.

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungannya dan tidak terpengaruh olehnya. Dalam kenyataan, sistem yang benar-benar tertutup hampir tidak pernah ditemukan. Yang ada adalah sistem yang relatif tertutup, yaitu sistem yang hubungannya dengan lingkungan sangat terbatas dan terkendali, seperti sebuah mesin yang hanya menerima input tertentu dan menghasilkan output yang sudah ditetapkan.

Sistem juga dapat dibedakan berdasarkan asal-usulnya. Sistem alamiah terbentuk melalui proses alam, seperti sistem pencernaan atau tata surya. Sistem buatan manusia sengaja dirancang oleh manusia untuk tujuan tertentu, seperti restoran, sekolah, atau jaringan transportasi.

Pembedaan ini akan berguna pada subbab berikutnya. Sistem informasi termasuk sistem terbuka buatan manusia: sistem ini dirancang untuk tujuan organisasi dan harus terus menyesuaikan diri dengan lingkungannya.

Melihat Sistem sebagai Satu Kesatuan

Jika seluruh unsur tadi dilihat bersama, kita dapat memahami sistem sebagai rangkaian yang saling berkaitan, bukan sebagai kumpulan istilah yang berdiri sendiri.

Pada restoran, tujuan menentukan hasil yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan berbagai komponen yang saling berinteraksi. Sistem menerima input, mengolahnya melalui proses, kemudian menghasilkan output. Di antara komponen terdapat penghubung yang memungkinkan informasi atau hasil kerja berpindah.

Pada saat yang sama, sistem memiliki batas yang membedakannya dari lingkungan. Lingkungan dapat memberikan pengaruh terhadap sistem, sementara sistem juga menghasilkan dampak ke lingkungan. Setelah output dihasilkan, umpan balik memberikan informasi mengenai hasil yang dicapai. Informasi tersebut kemudian dapat digunakan dalam pengendalian untuk menyesuaikan proses.

Cara melihat seperti ini membantu kita memahami mengapa perubahan pada satu bagian dapat memengaruhi bagian lainnya. Keterlambatan di dapur, misalnya, dapat memengaruhi waktu pelayanan, kepuasan pelanggan, dan bahkan jumlah pesanan yang dapat dilayani. Sistem harus dipahami sebagai satu kesatuan karena setiap bagiannya tidak sepenuhnya berdiri sendiri.