1.1 Pengertian Sistem
Kata sistem mungkin sudah sering Anda dengar dalam kehidupan sehari-hari. Kita mengenal istilah seperti sistem pendidikan nasional, sistem transportasi, sistem peredaran darah, hingga sistem informasi pada sebuah perusahaan. Meskipun digunakan untuk berbagai hal yang berbeda, istilah tersebut memiliki gagasan dasar yang sama: ada sejumlah bagian yang saling berhubungan dan bekerja bersama untuk mencapai tujuan tertentu.
Pemahaman tentang sistem menjadi dasar penting dalam mempelajari Sistem Informasi. Sebelum memahami bagaimana sebuah sistem informasi bekerja di dalam organisasi, kita perlu memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan sistem, bagaimana bagian-bagiannya berhubungan, dan mengapa hubungan tersebut diperlukan.
Apa yang Dimaksud dengan Sistem?
Secara sederhana, sistem dapat dipahami sebagai sekumpulan bagian yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Rumusan ini sejalan dengan definisi yang digunakan dalam literatur. Satzinger, Jackson, dan Burd (2010) menyebut sistem sebagai kumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja bersama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Jogiyanto (2005) merumuskannya secara lebih singkat sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (keduanya dalam Widarti dkk., 2024). Kata yang dipakai memang berbeda-beda, seperti bagian, komponen, atau elemen, tetapi gagasannya sama.
Dari pengertian tersebut, terdapat tiga gagasan utama:
- Bagian-bagian yang membentuk sistem
- Hubungan antara bagian-bagian tersebut
- Tujuan yang ingin dicapai
Ketiga hal tersebut saling berkaitan. Sekumpulan benda atau aktivitas belum tentu dapat disebut sebagai sistem hanya karena berada dalam satu tempat. Yang membuatnya menjadi sistem adalah adanya hubungan dan kerja sama antarbagiannya untuk menghasilkan sesuatu yang memiliki tujuan.
Sistem sebagai Kumpulan Bagian
Sebuah sistem tersusun atas berbagai bagian atau komponen. Setiap bagian dapat memiliki fungsi yang berbeda, tetapi tetap menjadi bagian dari keseluruhan sistem.
Sebagai contoh, sepeda terdiri atas roda, rantai, pedal, rem, setang, rangka, dan berbagai komponen lainnya.
Roda berfungsi membantu sepeda bergerak, pedal digunakan untuk memberikan tenaga, rantai meneruskan putaran, sedangkan rem membantu mengendalikan atau menghentikan gerakan. Masing-masing komponen memiliki fungsi sendiri, tetapi sepeda tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya jika komponen tersebut tidak bekerja sebagai satu kesatuan.
Hal ini menunjukkan bahwa memahami sistem tidak cukup hanya dengan mengetahui bagian-bagiannya. Kita juga perlu memahami hubungan antara bagian tersebut.
Hubungan Antarbagian
Bagian-bagian dalam sebuah sistem tidak berdiri sendiri. Satu bagian dapat memengaruhi bagian lainnya dan bergantung pada bagian lainnya.
Pada sepeda, misalnya, tenaga yang diberikan melalui pedal diteruskan melalui rantai menuju roda. Jika rantai mengalami masalah, tenaga dari pedal tidak dapat diteruskan dengan baik sehingga roda tidak dapat bergerak sebagaimana mestinya.
Dengan demikian, sistem bukan hanya sekumpulan komponen, tetapi juga hubungan dan interaksi antarkomponen.
Gagasan ini penting karena perubahan pada satu bagian dapat memengaruhi bagian lainnya. Ketika salah satu komponen mengalami gangguan, kinerja keseluruhan sistem dapat ikut berubah.
Sistem Bekerja untuk Mencapai Tujuan
Selain memiliki bagian dan hubungan antarbagiannya, sebuah sistem memiliki tujuan.
Perhatikan sebuah restoran. Di dalamnya terdapat pelanggan, kasir, pelayan, koki, dapur, bahan makanan, peralatan, dan prosedur pelayanan. Setiap bagian menjalankan fungsi yang berbeda.
Pelanggan melakukan pemesanan. Pesanan diteruskan kepada bagian dapur. Koki menyiapkan makanan, kemudian pelayan mengantarkan pesanan kepada pelanggan. Kasir menangani pembayaran.
Bagian-bagian tersebut saling berhubungan dan bekerja bersama. Tujuannya bukan sekadar membuat setiap bagian menjalankan tugasnya masing-masing, tetapi menghasilkan proses pelayanan yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan mendukung kegiatan restoran.
Jika informasi pesanan tidak sampai ke dapur dengan benar, makanan yang disiapkan dapat salah. Jika pembayaran tidak tercatat dengan baik, proses transaksi dapat terganggu. Masalah pada satu bagian dapat memengaruhi bagian lainnya.
Contoh tersebut memperlihatkan bahwa tujuan menjadi pengarah bagi kerja seluruh bagian sistem.
Sekumpulan Bagian Biasa dan Sebuah Sistem
Tidak semua kumpulan benda dapat langsung disebut sebagai sistem.
Bayangkan beberapa buku yang diletakkan di dalam sebuah kardus. Buku-buku tersebut memang merupakan sekumpulan objek, tetapi belum tentu membentuk sebuah sistem. Tidak terdapat hubungan fungsi yang membuat buku-buku tersebut harus bekerja bersama untuk mencapai tujuan tertentu.
Bandingkan dengan sebuah perpustakaan. Di dalam perpustakaan terdapat koleksi buku, petugas, pengguna, aturan peminjaman, katalog, ruang penyimpanan, dan berbagai prosedur. Bagian-bagian tersebut memiliki hubungan dan bekerja bersama untuk mendukung kegiatan penyediaan serta pemanfaatan informasi.
Perbedaannya terletak pada hubungan dan tujuan.
Ketika melihat sesuatu sebagai sistem, kita dapat mengajukan beberapa pertanyaan:
- Apa saja bagian yang terlibat?
- Bagaimana bagian-bagian tersebut saling berhubungan?
- Apa tujuan yang ingin dicapai?
- Apa yang terjadi jika salah satu bagian mengalami masalah?
Pertanyaan tersebut membantu kita melihat suatu objek atau kegiatan secara menyeluruh, bukan hanya melihat bagian-bagiannya secara terpisah.
Sistem dalam Kehidupan Sehari-hari
Konsep sistem sebenarnya dapat ditemukan di berbagai bidang kehidupan.
Sistem pencernaan manusia, misalnya, terdiri atas organ-organ seperti mulut, lambung, usus, hati, dan organ lainnya. Masing-masing memiliki fungsi tertentu dan bekerja dalam rangkaian proses yang saling berkaitan untuk mengolah makanan dan menyerap zat yang dibutuhkan tubuh.
Sistem transportasi juga terdiri atas berbagai bagian, seperti kendaraan, jalan, pengemudi, penumpang, aturan lalu lintas, halte atau stasiun, serta pengelola transportasi. Semua bagian tersebut berhubungan untuk mendukung perpindahan orang atau barang dari satu tempat ke tempat lain.
Dari contoh tersebut terlihat bahwa sistem dapat ditemukan pada objek fisik, aktivitas, organisasi, maupun layanan.
Sistem dalam Organisasi dan Bisnis
Dalam organisasi, sistem biasanya melibatkan manusia, prosedur, informasi, teknologi, dan sumber daya lainnya.
Misalnya, sebuah minimarket memiliki bagian kasir, persediaan barang, pemasok, gudang, pelanggan, serta prosedur transaksi. Ketika seorang pelanggan membeli suatu produk, transaksi tersebut tidak hanya menghasilkan pembayaran. Data transaksi juga dapat digunakan untuk memperbarui jumlah persediaan dan membantu pengelola mengetahui barang yang perlu disediakan kembali.
Contoh tersebut menunjukkan bahwa sebuah sistem dapat memiliki beberapa subsistem, yaitu bagian dari sistem yang memiliki fungsi tertentu tetapi tetap berhubungan dengan sistem yang lebih besar.
Kasir dapat dipandang sebagai bagian dari sistem transaksi. Pengelolaan persediaan dapat dipandang sebagai bagian dari sistem yang lebih besar dalam operasional minimarket. Meskipun memiliki fungsi berbeda, keduanya tetap saling berhubungan.
Cara berpikir seperti ini penting dalam Sistem Informasi karena suatu sistem informasi biasanya tidak berdiri sendiri. Sistem tersebut menjadi bagian dari aktivitas organisasi yang lebih luas.
Mengapa Pemahaman tentang Sistem Penting?
Memahami konsep sistem membantu kita melihat suatu masalah secara menyeluruh.
Dalam organisasi, sebuah masalah yang terlihat sederhana belum tentu berasal dari bagian yang mengalami masalah secara langsung. Misalnya, keterlambatan pelayanan pelanggan mungkin bukan hanya disebabkan oleh petugas yang lambat, tetapi dapat berkaitan dengan prosedur kerja, informasi yang tidak tersedia, jumlah petugas, atau teknologi yang digunakan.
Dengan melihat organisasi sebagai sebuah sistem, kita dapat mencoba memahami:
- bagian apa saja yang terlibat;
- bagaimana bagian tersebut saling berhubungan;
- tujuan yang ingin dicapai;
- serta bagaimana perubahan pada satu bagian dapat memengaruhi bagian lainnya.
Cara berpikir tersebut akan menjadi dasar ketika kita mempelajari Sistem Informasi. Sistem Informasi pada dasarnya juga merupakan suatu sistem yang melibatkan berbagai komponen dan hubungan untuk mendukung aktivitas serta tujuan organisasi.
