1.4 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Istilah Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) sering digunakan secara bergantian. Keduanya memang saling berkaitan, tetapi bukan istilah yang sama. Perbedaan ini penting dipahami sejak awal karena bidang Sistem Informasi tidak hanya membahas teknologi, tetapi juga bagaimana teknologi digunakan untuk mendukung pekerjaan, proses, dan tujuan organisasi.

Sistem Informasi

Pada subbab sebelumnya, sistem informasi telah dijelaskan sebagai sistem yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyajikan informasi untuk mendukung kegiatan dan tujuan tertentu.

Artinya, sistem informasi memiliki cakupan yang cukup luas. Di dalamnya terdapat manusia, proses atau prosedur, data, serta teknologi yang bekerja bersama.

Kembali ke restoran pada subbab sebelumnya. Ketika pelanggan memesan, pelayan mencatat pesanan, kasir menerima pembayaran, catatan penjualan diperbarui, dan pemilik memakai laporan penjualan untuk mengambil keputusan. Seluruh rangkaian itulah sistem informasi penjualan restoran: pelayan dan kasir sebagai pengguna, prosedur pencatatan, data pesanan dan pembayaran, perangkat yang dipakai, serta alur kerja yang menghubungkan semuanya.

Teknologi Informasi

Teknologi Informasi (TI) lebih berfokus pada teknologi yang digunakan untuk memperoleh, mengolah, menyimpan, mengirimkan, dan mengakses informasi.

Teknologi tersebut dapat berupa perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komputer, perangkat penyimpanan, serta berbagai teknologi komunikasi.

Contohnya antara lain:

• komputer dan laptop;


• server;


• jaringan komputer;


• sistem operasi;


• perangkat penyimpanan;


• jaringan internet;


• perangkat komunikasi;


• perangkat lunak dan layanan teknologi.

TI menjadi bagian penting dalam banyak sistem informasi karena menyediakan sarana teknologi yang memungkinkan data diproses dan informasi digunakan.

Perlu diperhatikan bahwa istilah teknologi informasi dipakai dalam dua arti. Arti pertama, yang digunakan dalam subbab ini, adalah teknologinya itu sendiri: perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan. Arti kedua adalah bagian atau bidang kerja yang mengurus teknologi tersebut, misalnya "departemen TI" di sebuah perusahaan atau program studi Teknologi Informasi di perguruan tinggi. Ketika membaca istilah TI, perhatikan arti mana yang sedang dimaksud.

Perbedaan SI dan TI

Perbedaan keduanya dapat dilihat dari cakupannya.

Teknologi Informasi berfokus pada teknologi, sedangkan Sistem Informasi melihat bagaimana berbagai unsur bekerja bersama untuk memenuhi kebutuhan tertentu.

Misalnya, sebuah rumah sakit memiliki server, komputer, jaringan, dan aplikasi. Semua itu merupakan teknologi yang digunakan rumah sakit. Namun, ketika kita membahas bagaimana dokter memasukkan hasil pemeriksaan, bagaimana data pasien disimpan, bagaimana petugas mengaksesnya, dan bagaimana informasi tersebut digunakan dalam pelayanan, pembahasannya sudah masuk ke dalam sistem informasi.

Dengan kata lain, TI dapat menjadi sarana dalam sistem informasi. Sistem informasi menggunakan sarana tersebut bersama dengan manusia, data, dan proses untuk mencapai tujuan.

Perbedaan tersebut dapat dilihat dari empat sisi. Dari sisi fokus, sistem informasi memperhatikan bagaimana informasi dimanfaatkan untuk mendukung kegiatan atau tujuan, sedangkan teknologi informasi memperhatikan teknologi yang dipakai untuk mengelola dan menyampaikan informasi. Dari sisi cakupan, sistem informasi mencakup manusia, proses, data, teknologi, dan hubungan di antara semuanya, sedangkan teknologi informasi mencakup perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, dan teknologi terkait. Dari sisi pertanyaan utama, sistem informasi bertanya bagaimana informasi digunakan untuk mendukung pekerjaan atau tujuan organisasi, sedangkan teknologi informasi bertanya teknologi apa yang digunakan dan bagaimana teknologi itu bekerja. Contoh sistem informasi adalah sistem informasi penjualan restoran, sistem informasi akademik, dan sistem informasi rumah sakit; contoh teknologi informasi adalah server, komputer, jaringan, sistem operasi, dan perangkat penyimpanan.

Perbandingan tersebut bukan berarti kedua bidang selalu terpisah secara mutlak. Dalam praktiknya, SI dan TI memiliki banyak bagian yang saling beririsan. Perbedaannya terutama terletak pada sudut pandang dan cakupan pembahasannya.

Contoh dalam Sistem Informasi Akademik

Untuk memperjelas perbedaannya, bayangkan sebuah perguruan tinggi menggunakan sistem informasi akademik.

Mahasiswa menggunakan aplikasi untuk melakukan pengisian KRS. Data mata kuliah, jadwal, dosen, dan mahasiswa disimpan dalam basis data. Sistem kemudian memproses data tersebut dan menampilkan informasi jadwal kuliah atau hasil studi.

Dari sisi TI, kita dapat membahas komputer atau perangkat yang digunakan, server, jaringan, basis data, aplikasi, dan teknologi lain yang mendukung sistem tersebut.

Dari sisi SI, pembahasannya menjadi lebih luas. Kita juga perlu melihat siapa yang menggunakan sistem, bagaimana prosedur pengisian KRS dilakukan, data apa yang dibutuhkan, bagaimana proses persetujuan berlangsung, dan bagaimana informasi yang dihasilkan digunakan oleh mahasiswa, dosen, maupun pihak akademik.

Jadi, teknologi merupakan bagian dari solusi, bukan keseluruhan sistemnya.

Sistem Informasi Tidak Selalu Berbasis Komputer

Bukti paling jelas bahwa SI dan TI berbeda adalah kenyataan bahwa sistem informasi dapat berjalan tanpa komputer.

Bayangkan sebuah warung makan kecil. Pelayan menulis pesanan di kertas, kertas itu ditempel di dinding dapur, dan setiap malam pemilik menyalin jumlah penjualan ke buku besar. Dari buku itu pemilik tahu menu apa yang paling laku dan berapa pendapatan minggu ini. Di sini ada data yang dikumpulkan, diolah, disimpan, dan disajikan sebagai informasi untuk keputusan. Itu adalah sistem informasi, walaupun teknologinya hanya kertas, pena, dan buku catatan.

Sistem seperti ini disebut sistem informasi manual. Ketika pencatatan dan pengolahannya dibantu komputer, sistem tersebut disebut sistem informasi berbasis komputer. Sebagian besar pembahasan mata kuliah ini berfokus pada jenis kedua, karena itulah yang umum dipakai organisasi saat ini. Namun prinsip dasarnya tetap sama pada keduanya, dan teknologi hanya mengubah cara serta kecepatan pengolahan.

Kesalahpahaman yang Sering Terjadi

Ada beberapa anggapan yang perlu diluruskan.

Pertama, sistem informasi bukan sekadar aplikasi.

Aplikasi memang dapat menjadi bagian penting dari sistem informasi, tetapi bukan keseluruhan sistemnya. Misalnya, sebuah kampus memiliki aplikasi pengelolaan nilai. Agar aplikasi itu berguna, masih diperlukan aturan penilaian, dosen yang mengisi nilai tepat waktu, data mahasiswa yang benar, dan prosedur jika terjadi kesalahan input. Jika aplikasinya tersedia tetapi prosedurnya tidak jelas atau datanya salah, sistem informasinya tetap bermasalah.

Kedua, sistem informasi bukan hanya pekerjaan teknis.

Membangun atau menggunakan sistem informasi juga membutuhkan pemahaman terhadap kebutuhan pengguna dan proses yang berlangsung dalam organisasi. Sistem yang secara teknis dapat berjalan belum tentu sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Ketiga, teknologi yang lebih canggih tidak otomatis menghasilkan sistem informasi yang lebih baik.

Teknologi harus sesuai dengan kebutuhan. Sebuah organisasi mungkin tidak membutuhkan teknologi yang paling baru, tetapi membutuhkan sistem yang mudah digunakan, informasinya akurat, dan proses kerjanya sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Hubungan SI dan TI

Hubungan SI dan TI dapat dipahami secara sederhana melalui sebuah analogi.

Bayangkan sebuah restoran ingin memperbaiki proses pemesanan makanan. Restoran dapat menggunakan tablet untuk mencatat pesanan, komputer untuk mengelola transaksi, dan jaringan untuk menghubungkan bagian kasir dengan dapur. Semua perangkat tersebut merupakan bagian dari teknologi yang digunakan.

Namun, keberhasilan sistem tidak hanya ditentukan oleh perangkat tersebut. Restoran juga harus menentukan bagaimana pesanan dicatat, siapa yang mengelola pesanan, bagaimana informasi diteruskan ke dapur, bagaimana pembayaran diproses, dan bagaimana kesalahan ditangani.

Di sinilah perbedaan sudut pandang SI dan TI terlihat. TI menyediakan dan mengelola teknologi yang digunakan, sedangkan SI melihat bagaimana teknologi tersebut menjadi bagian dari suatu sistem yang mendukung pekerjaan dan tujuan tertentu.