2.1 Perbedaan data, informasi, dan pengetahuan
Data, informasi, dan pengetahuan hampir selalu muncul bersamaan dalam pembahasan Sistem Informasi. Ketiganya saling berkaitan, tetapi maknanya berbeda. Perbedaan itu paling mudah dilihat dari dua hal: apakah sesuatu sudah diolah, dan sejauh mana ia sudah dipahami serta dapat digunakan oleh seseorang.
Data
Data adalah fakta atau keterangan tentang suatu objek, keadaan, atau kejadian yang dicatat dalam bentuk tertentu. Bentuknya bisa berupa angka, teks, simbol, gambar, atau suara. Data diperoleh dari berbagai kegiatan, seperti pengamatan, pengukuran, survei, wawancara, atau pencatatan transaksi.
Ambil contoh sebuah toko buku. Setiap kali terjadi penjualan, kasir mencatat tanggal, nama barang, jumlah, dan harga. Catatan-catatan itu adalah data. Isinya memang fakta, tetapi selama masih berupa catatan yang terpisah-pisah, pemilik toko belum bisa langsung menjawab pertanyaan seperti "barang apa yang paling laku bulan ini?"
Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah dan disusun sehingga bermakna dan berguna bagi penerimanya. Pengolahannya bisa sederhana: mengelompokkan, menjumlahkan, membandingkan, atau mengurutkan.
Jika catatan penjualan toko tadi dijumlahkan per barang, pemilik akan tahu bahwa buku tulis terjual jauh lebih banyak daripada barang lain. Pernyataan ini adalah informasi. Ia tidak terlihat ketika catatan dibaca satu per satu, tetapi muncul setelah data diolah.
Informasi selalu berkaitan dengan penerimanya. Hasil olahan baru benar-benar berfungsi sebagai informasi jika penerima dapat menangkap maknanya dan menggunakannya untuk suatu keperluan.
Pengetahuan
Pengetahuan berbeda dari informasi karena letaknya ada pada diri seseorang. Pengetahuan terbentuk ketika informasi yang diterima dipahami lebih dalam, dihubungkan dengan pengalaman atau hal yang sudah dipelajari sebelumnya, lalu dapat dipakai untuk bertindak dalam situasi tertentu.
Perlu diperhatikan bahwa pola atau temuan yang dihasilkan dari pengolahan data masih termasuk informasi. Kembali ke toko buku: laporan penjualan beberapa tahun terakhir menunjukkan bahwa penjualan buku tulis selalu naik menjelang tahun ajaran baru. Temuan pola ini tetap informasi, karena ia merupakan hasil olahan data yang tercantum dalam laporan.
Pengetahuan muncul ketika pemilik toko memahami mengapa pola itu terjadi, yaitu karena orang tua membeli perlengkapan sekolah untuk anaknya, lalu mengaitkannya dengan pengalamannya sendiri, misalnya bahwa pemasok biasanya butuh dua minggu untuk mengirim barang. Dari pemahaman itu, ia tahu bahwa pesanan buku tulis harus dilakukan sekitar satu bulan sebelum tahun ajaran dimulai. Pemahaman yang siap diterapkan inilah pengetahuan.
Contoh serupa dapat ditemukan di perguruan tinggi. Nilai tiap mahasiswa pada sebuah mata kuliah adalah data. Rekap yang memperlihatkan bahwa nilai kuis pada satu topik selalu paling rendah adalah informasi. Setelah mengajar mata kuliah itu beberapa semester, dosen memahami bagian mana dari topik tersebut yang sulit bagi mahasiswa dan bagaimana menjelaskannya dengan lebih baik. Pemahaman dosen itulah pengetahuan.
Hubungan Ketiganya
Tabel berikut merangkum perbedaan ketiganya dengan contoh toko buku.
| Aspek | Data | Informasi | Pengetahuan |
|---|---|---|---|
| Wujud | Fakta atau catatan yang belum diolah | Data yang sudah diolah dan disusun | Pemahaman dalam diri seseorang |
| Pertanyaan yang dijawab | Apa yang tercatat? | Apa artinya bagi penerima? | Mengapa hal itu terjadi dan apa yang sebaiknya dilakukan? |
| Contoh | Catatan setiap penjualan | Buku tulis paling laku dan penjualannya naik menjelang tahun ajaran baru | Tahu kapan harus memesan buku tulis dan berapa banyak |
Hubungan ketiganya tidak berjalan satu arah saja. Data diolah menjadi informasi, dan informasi yang dipahami membentuk pengetahuan. Sebaliknya, pengetahuan yang sudah dimiliki seseorang ikut menentukan data apa yang perlu dicatat dan informasi apa yang perlu dicari. Pemilik toko yang berpengalaman, misalnya, tahu bahwa tanggal penjualan harus selalu dicatat karena ia ingin melihat perubahan penjualan dari waktu ke waktu.
Bagi mahasiswa Sistem Informasi, cara pandang ini berguna sejak awal. Ketika mengamati sebuah sistem, pertanyaannya bukan hanya "data apa yang disimpan?", tetapi juga "informasi apa yang bisa dihasilkan dari data itu, dan siapa yang membutuhkannya?".
