1.5 Komponen Sistem Informasi
Pada subbab sebelumnya telah dijelaskan bahwa sistem informasi bukan hanya aplikasi atau perangkat komputer. Sistem informasi terbentuk dari beberapa unsur yang saling berhubungan dan bekerja bersama untuk mendukung kegiatan tertentu.
Untuk memahami cara kerja sebuah sistem informasi, kita perlu mengenali komponen-komponen yang membentuknya. Secara umum, komponen tersebut meliputi manusia, prosedur atau proses, data, perangkat keras, perangkat lunak, serta jaringan dan komunikasi.
Pada Subbab 1.3 dan 1.4, komponen sistem informasi sempat disebut secara ringkas sebagai manusia, proses atau prosedur, data, dan teknologi. Pengelompokan ringkas ini mirip dengan kerangka yang dikenal sebagai golden triangle, yaitu orang (people), proses (process), dan teknologi (technology) yang harus berjalan seimbang (Doyle, McGovern, & McCarthy, 2013, dalam Widarti dkk., 2024). Dalam subbab ini, komponen teknologi dirinci menjadi tiga: perangkat keras, perangkat lunak, serta jaringan dan komunikasi. Karena itu, jumlah komponen menjadi enam, tetapi isinya tidak bertentangan dengan pembahasan sebelumnya.
Komponen-komponen ini juga dapat dikaitkan dengan elemen sistem pada Subbab 1.2. Data menjadi input yang diolah. Prosedur mengatur jalannya proses. Perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan menjadi sarana pemrosesan dan penyaluran. Manusia menjalankan proses, memakai informasi sebagai output, dan melakukan pengendalian ketika hasilnya tidak sesuai tujuan.
Tidak semua sistem informasi menggunakan teknologi dalam bentuk dan tingkat yang sama. Seperti dibahas pada 1.4, sistem informasi manual pun memiliki manusia, prosedur, dan data. Ketika teknologi digunakan, keenam komponen tersebut perlu dipahami sebagai satu kesatuan, bukan sebagai bagian yang berdiri sendiri.
1. Manusia
Manusia merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi. Mereka dapat berperan sebagai pengguna, pengelola, maupun pihak yang mengambil keputusan berdasarkan informasi yang dihasilkan sistem.
Dalam sistem informasi akademik, misalnya, terdapat mahasiswa, dosen, staf akademik, dan administrator. Masing-masing memiliki kebutuhan dan hak akses yang berbeda.
Manusia juga menentukan bagaimana sistem digunakan. Sistem yang secara teknis berjalan dengan baik tetap dapat menimbulkan masalah apabila pengguna tidak memahami prosedurnya atau sistem tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan pekerjaan mereka.
2. Prosedur dan Proses
Prosedur merupakan aturan atau langkah yang digunakan untuk menjalankan suatu pekerjaan, sedangkan proses menggambarkan rangkaian kegiatan yang berlangsung untuk menghasilkan suatu hasil tertentu.
Contohnya, dalam sistem informasi penjualan restoran terdapat proses pemesanan. Pesanan diterima, dicatat, diteruskan ke dapur, dibayar, lalu dicatat sebagai penjualan dan dipakai untuk memperbarui stok bahan.
Aplikasi pemesanan dapat membantu menjalankan proses tersebut, tetapi aplikasi bukanlah proses itu sendiri. Proses tetap perlu dirancang agar sesuai dengan cara kerja organisasi.
Karena itu, ketika sebuah sistem informasi dibuat, perlu dipahami terlebih dahulu pekerjaan yang akan didukung oleh sistem tersebut.
3. Data
Data merupakan bahan yang digunakan dan dikelola oleh sistem informasi. Data dapat berupa angka, teks, tanggal, kode, identitas, transaksi, maupun bentuk lainnya.
Dalam sistem akademik, misalnya, terdapat data mahasiswa, mata kuliah, dosen, jadwal, nilai, dan KRS.
Data tersebut dapat diproses sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Pembahasan mengenai data, informasi, dan bagaimana data berubah menjadi informasi akan dibahas lebih khusus pada Bab 2.
4. Perangkat Keras
Perangkat keras atau hardware adalah bagian fisik dari teknologi yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi.
Contohnya meliputi komputer dan laptop, server, perangkat masukan dan keluaran (seperti layar, pemindai kode batang, dan printer struk), perangkat penyimpanan, serta perangkat jaringan.
Perangkat keras menyediakan sarana fisik agar sistem dapat digunakan. Namun, keberadaan perangkat keras saja belum membentuk sistem informasi.
Sebagai contoh, sebuah komputer yang digunakan oleh kasir restoran hanyalah perangkat keras. Komputer tersebut menjadi bagian dari sistem informasi ketika digunakan bersama perangkat lunak, data, prosedur, pengguna, dan komponen lainnya untuk mendukung proses transaksi.
5. Perangkat Lunak
Perangkat lunak atau software merupakan program yang memberikan instruksi kepada perangkat keras sehingga dapat menjalankan fungsi tertentu.
Dalam sistem informasi, perangkat lunak dapat digunakan untuk mencatat transaksi, mengolah data, menyimpan informasi, menampilkan laporan, atau menyediakan fungsi tertentu bagi pengguna.
Contohnya adalah sistem operasi, aplikasi pemesanan dan kasir, aplikasi akademik, perangkat lunak basis data, dan berbagai aplikasi bisnis.
Perangkat lunak tidak berdiri sendiri. Fungsinya bergantung pada data yang digunakan, prosedur yang diterapkan, perangkat keras yang tersedia, serta kebutuhan pengguna.
6. Jaringan dan Komunikasi
Jaringan dan komunikasi memungkinkan perangkat serta sistem bertukar data dan informasi.
Dalam sebuah organisasi, komputer pengguna dapat terhubung ke server melalui jaringan. Sistem juga dapat memanfaatkan internet untuk menghubungkan pengguna yang berada di lokasi berbeda.
Sebagai contoh, mahasiswa dapat mengakses sistem akademik melalui internet tanpa harus berada di ruang administrasi kampus. Data yang dimasukkan mahasiswa kemudian dikirim ke sistem untuk diproses dan disimpan.
Komponen jaringan dan komunikasi menjadi semakin penting ketika sistem informasi digunakan oleh banyak pengguna atau melibatkan lokasi yang berbeda.
Hubungan Antar-Komponen
Komponen-komponen tersebut tidak bekerja secara terpisah. Nilai sebuah sistem informasi justru muncul dari hubungan di antara komponen-komponennya.
Bayangkan sistem informasi penjualan pada restoran.
Pelayan menggunakan perangkat lunak pemesanan pada sebuah tablet untuk mencatat pesanan. Jaringan mengirim pesanan itu ke layar di dapur dan ke komputer kasir. Prosedur menentukan kapan pesanan dicatat, bagaimana pesanan dibatalkan, dan kapan pembayaran diterima. Data pesanan dan pembayaran kemudian disimpan dan diolah, sehingga pemilik dapat mengetahui penjualan harian dan kondisi stok bahan.
Jika salah satu komponen mengalami masalah, komponen lain dapat ikut terdampak.
Misalnya, aplikasi berjalan dengan baik tetapi jaringan terputus. Pesanan yang dicatat pelayan tidak sampai ke dapur, dan restoran terpaksa kembali memakai catatan kertas. Sebaliknya, jaringan yang baik tidak banyak membantu apabila aplikasi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna atau data yang digunakan tidak benar.
Karena itu, ketika menganalisis sebuah sistem informasi, perhatian tidak cukup diberikan pada teknologi yang digunakan. Kita juga perlu melihat siapa yang menggunakannya, bagaimana prosesnya berjalan, data apa yang dibutuhkan, serta bagaimana setiap komponen saling terhubung.
Contoh Pembanding: Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik, yang sehari-hari digunakan mahasiswa, dapat dipakai sebagai pembanding untuk melihat bahwa komponen yang sama juga ada di organisasi lain.
Manusia terdiri dari mahasiswa, dosen, staf akademik, dan administrator. Mereka menggunakan sistem sesuai dengan kebutuhan dan perannya masing-masing.
Prosedur dan proses mengatur kegiatan seperti pengisian KRS, persetujuan KRS, pengolahan nilai, dan penerbitan informasi akademik.
Data mencakup identitas mahasiswa, mata kuliah, jadwal, nilai, dan data akademik lainnya.
Perangkat keras menyediakan perangkat yang digunakan untuk mengakses dan menjalankan sistem.
Perangkat lunak menyediakan fungsi yang memungkinkan pengguna memasukkan, mengolah, menyimpan, dan melihat data.
Jaringan dan komunikasi memungkinkan pengguna mengakses sistem dan memungkinkan pertukaran data antara perangkat yang terhubung.
Semua komponen tersebut bekerja bersama. Jika sistem hanya memiliki aplikasi tanpa pengguna dan proses yang jelas, sistem tersebut tidak akan memberikan manfaat sebagaimana yang diharapkan.
Mengapa Komponen Sistem Informasi Perlu Dipahami?
Pemahaman terhadap komponen sistem informasi menjadi dasar untuk mempelajari topik-topik berikutnya.
Ketika sebuah organisasi ingin membuat atau memperbaiki sistem informasi, masalah yang muncul tidak selalu berasal dari program atau perangkat yang digunakan. Bisa saja prosedurnya tidak sesuai, data tidak tersedia dengan baik, pengguna kesulitan menggunakan sistem, atau jaringan tidak mendukung kebutuhan.
Sebagian literatur juga menekankan unsur kendali, yaitu pengaturan dan pengamanan yang menjaga agar data tetap benar dan sistem tidak disalahgunakan, misalnya hak akses pengguna, cadangan data, dan pemeriksaan kesalahan input. Dalam pembahasan ini, kendali tidak dijadikan komponen tersendiri, tetapi dianggap melekat pada prosedur dan perangkat lunak. Topik keamanan akan dibahas lebih lanjut pada bab-bab berikutnya.
Dengan memahami setiap komponen, mahasiswa dapat melihat sistem informasi secara lebih utuh. Cara pandang ini penting karena pekerjaan di bidang Sistem Informasi tidak hanya berkaitan dengan membuat teknologi, tetapi juga memahami bagaimana teknologi tersebut digunakan untuk mendukung pekerjaan dan kebutuhan organisasi.
Rangkuman Bab 1
Sistem. Sistem adalah sekumpulan bagian yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Yang membedakan sistem dari sekumpulan bagian biasa adalah adanya hubungan antarbagian dan tujuan bersama. Sebuah sistem dapat tersusun atas subsistem, dan dapat pula menjadi bagian dari supersistem yang lebih besar.
Karakteristik dan elemen sistem. Setiap sistem memiliki tujuan dan komponen yang saling berinteraksi melalui penghubung (interface). Sistem menerima input, mengolahnya melalui proses, lalu menghasilkan output. Batas sistem memisahkan apa yang dapat diatur sistem dari lingkungan di luarnya. Umpan balik memberi keterangan tentang hasil kerja sistem, sedangkan pengendalian membandingkannya dengan tujuan dan menentukan penyesuaian. Sistem yang terus bertukar input dan output dengan lingkungannya disebut sistem terbuka.
Sistem informasi. Sistem informasi adalah sistem yang mengumpulkan dan mengolah data, menyimpannya, lalu menyajikan informasi untuk mendukung kegiatan dan tujuan tertentu. Semua elemen sistem berlaku di dalamnya, dengan ciri khas input berupa data dan output berupa informasi. Informasi baru bernilai ketika digunakan, dan sistem informasi selalu menjadi subsistem dari organisasi yang menggunakannya.
Sistem informasi dan teknologi informasi. Teknologi informasi adalah sarana teknologi untuk mengolah dan menyampaikan informasi, sedangkan sistem informasi mencakup manusia, prosedur, data, dan teknologi yang bekerja bersama. Teknologi merupakan bagian dari sistem informasi, bukan keseluruhannya; sistem informasi bahkan dapat berjalan secara manual tanpa komputer.
Komponen sistem informasi. Sistem informasi berbasis komputer tersusun atas manusia, prosedur atau proses, data, perangkat keras, perangkat lunak, serta jaringan dan komunikasi. Keenamnya merupakan rincian dari tiga unsur besar, yaitu orang, proses, dan teknologi. Masalah pada satu komponen dapat memengaruhi komponen lain, sehingga sistem informasi perlu dipahami sebagai satu kesatuan.
Cara pandang sistem yang dibangun dalam bab ini akan terus digunakan pada bab-bab berikutnya, dimulai dari pembahasan yang lebih mendalam tentang data dan informasi pada Bab 2.
