1.3 Pengertian Sistem Informasi

Pada dua subbab sebelumnya, kita membahas bahwa sistem terdiri atas bagian-bagian yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu, dan bahwa setiap sistem memiliki unsur seperti input, proses, output, batas, lingkungan, umpan balik, serta pengendalian. Cara berpikir tersebut sekarang kita gunakan untuk memahami sistem informasi.

Istilah sistem informasi sering langsung dikaitkan dengan aplikasi, komputer, atau teknologi yang dipakai sebuah organisasi. Padahal, sistem informasi tidak hanya berkaitan dengan perangkat teknologi. Di dalamnya terdapat kegiatan mengumpulkan dan mengolah data, manusia yang menjalankan proses, aturan kerja, serta informasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi.

Pembahasan subbab ini tetap memakai restoran yang sama dengan subbab sebelumnya. Bedanya, sekarang perhatian kita tertuju pada informasi yang dibutuhkan restoran dan cara informasi itu dihasilkan.

Apa Itu Sistem Informasi?

Secara sederhana, sistem informasi adalah sistem yang mengumpulkan dan mengolah data, menyimpannya, lalu menyajikan informasi untuk mendukung kegiatan dan tujuan tertentu.

Rumusan ini sejalan dengan definisi yang banyak dipakai dalam literatur. Laudon dan Laudon (2020) menggambarkan sistem informasi sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi guna mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam organisasi.

Dalam definisi tersebut, ada dua istilah yang perlu dibedakan sejak awal, walaupun pembahasan lengkapnya baru dilakukan pada Bab 2. Data adalah catatan mentah tentang suatu kejadian, misalnya "meja 5 memesan dua porsi nasi goreng pukul 12.10". Informasi adalah hasil pengolahan data yang bermakna bagi penggunanya, misalnya "nasi goreng adalah menu paling laris minggu ini". Jadi, yang dikumpulkan sistem pada awalnya adalah data, sedangkan yang disajikan kepada pengguna adalah informasi.

Definisi di atas juga memiliki dua bagian penting. Pertama, sistem informasi tetap merupakan sebuah sistem. Artinya, semua yang telah dipelajari pada 1.1 dan 1.2 berlaku di sini: ada bagian-bagian yang saling berhubungan, ada tujuan, ada input dan output, dan seterusnya. Kedua, sistem ini secara khusus berurusan dengan data dan informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan atau mengambil keputusan.

Melihat Sistem Informasi dengan Cara Pandang Sistem

Karena sistem informasi adalah sistem, unsur-unsur yang dibahas pada Subbab 1.2 dapat kita temukan di dalamnya. Perbedaannya terletak pada apa yang masuk dan apa yang dihasilkan. Jika restoran sebagai sistem menerima bahan makanan dan menghasilkan hidangan, sistem informasi restoran menerima data dan menghasilkan informasi.

Perhatikan kegiatan pencatatan di restoran. Setiap pesanan dicatat: menu apa, berapa porsi, meja mana, jam berapa, dan berapa yang dibayar. Catatan-catatan itu kemudian dikumpulkan dan diolah sehingga pemilik dapat mengetahui penjualan harian, menu yang paling laris, atau bahan yang hampir habis.

Jika unsur-unsur pada Subbab 1.2 diterapkan pada kegiatan tersebut, sistem informasi restoran dapat diuraikan sebagai berikut. Tujuannya adalah menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk melayani pesanan dengan benar dan mengelola restoran. Input-nya berupa data pesanan, data pembayaran, serta data bahan yang masuk dan terpakai. Proses-nya meliputi mencatat, menghitung, mengelompokkan, dan merangkum data tersebut. Output-nya berupa informasi, seperti struk, laporan penjualan harian, daftar menu terlaris, dan peringatan bahwa stok bahan tertentu menipis.

Sistem ini juga memiliki umpan balik dan pengendalian. Pemilik membaca laporan, menilainya, lalu mengubah jumlah stok, menu, atau jumlah karyawan; catatan yang ternyata salah juga diperbaiki. Batas sistemnya mencakup kegiatan pengelolaan data dan informasi yang diatur oleh restoran, sedangkan lingkungannya meliputi pelanggan, pemasok, bank atau layanan pembayaran, dan peraturan pajak.

Uraian tersebut memperlihatkan bahwa sistem informasi restoran bukan sistem yang terpisah dari restoran. Sistem ini berjalan di dalam kegiatan restoran dan mengikuti aliran pekerjaannya. Setiap kali pesanan dilayani, data baru muncul; setiap kali data diolah, informasi baru tersedia untuk bagian lain.

Satu hal penting perlu dicatat: proses tidak berhenti ketika informasi sudah dihasilkan. Informasi baru bernilai ketika digunakan. Mengetahui bahwa stok ayam tinggal sedikit baru bermanfaat jika informasi itu dipakai untuk memesan ulang sebelum ayam habis. Jika laporan hanya tersimpan tanpa pernah dibaca, sistem informasi tersebut tidak banyak membantu restoran.

Mengapa Organisasi Membutuhkan Sistem Informasi?

Organisasi menghasilkan dan membutuhkan banyak informasi dalam menjalankan kegiatannya. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan, semakin sulit mengandalkan ingatan atau pencatatan yang tidak teratur.

Restoran kecil dengan lima meja mungkin masih bisa mengandalkan ingatan pemiliknya. Namun ketika restoran melayani ratusan pesanan setiap hari, pemilik tidak mungkin mengingat berapa ayam yang terpakai, menu mana yang paling laku, atau berapa pendapatan kemarin. Hal serupa terjadi di organisasi lain: rumah sakit membutuhkan informasi pasien dan hasil pemeriksaan, sedangkan kampus perlu mengelola data mahasiswa, jadwal, dan nilai.

Sistem informasi membantu membuat informasi tersebut tersedia secara teratur. Dalam suatu organisasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mempercepat pekerjaan, mengurangi kesalahan pencatatan, membantu koordinasi antarbagian, menyediakan laporan, atau memberikan dasar bagi pengambilan keputusan.

Karena itu, keberadaan sistem informasi seharusnya dilihat dari kebutuhan yang ingin dibantu, bukan hanya dari teknologi yang digunakan. Perbedaan antara sistem informasi dan teknologinya akan dibahas secara khusus pada Subbab 1.4.

Contoh Sistem Informasi di Sekitar Kita

Sistem informasi dapat ditemukan dalam berbagai kegiatan yang dekat dengan kehidupan kita. Saat membayar di toko, transaksi dicatat dan diolah menjadi informasi penjualan. Dalam layanan akademik kampus, data mahasiswa dan perkuliahan diolah menjadi jadwal, kartu rencana studi, dan transkrip nilai. Di rumah sakit, data pasien diolah menjadi riwayat pemeriksaan yang dipakai dokter.

Bentuk teknologinya dapat berbeda-beda, mulai dari aplikasi berbasis web, aplikasi di komputer, perangkat bergerak, sampai catatan di atas kertas. Namun prinsip dasarnya tetap sama: ada kebutuhan informasi, ada data yang dikumpulkan, ada proses pengolahan, ada pihak yang menjalankan dan memakainya, serta ada hasil yang digunakan untuk tujuan tertentu.

Karena itu, ketika menemukan sebuah sistem informasi, pertanyaan yang berguna bukan hanya "Aplikasinya menggunakan teknologi apa?", tetapi juga "Informasi apa yang dibutuhkan, dari mana datanya berasal, bagaimana data itu diproses, dan untuk apa hasilnya digunakan?"

Sistem Informasi sebagai Bagian dari Organisasi

Sistem informasi tidak berdiri sendiri. Dalam bahasa Subbab 1.2, sistem informasi adalah subsistem dari organisasi yang menggunakannya, dan organisasi itulah supersistemnya. Sistem informasi juga merupakan sistem terbuka buatan manusia: sistem ini dirancang untuk tujuan organisasi dan harus terus menyesuaikan diri dengan lingkungannya.

Sistem informasi penjualan restoran, misalnya, harus mengikuti cara restoran menerima pesanan, mencatat pembayaran, mengelola bahan, dan membuat laporan. Jika restoran mulai melayani pesan antar, sistem informasinya juga perlu disesuaikan agar dapat mencatat pesanan dari luar.

Pemahaman ini penting bagi mahasiswa Sistem Informasi. Bidang ini tidak hanya mempelajari bagaimana teknologi dibuat atau digunakan, tetapi juga bagaimana data dan informasi dapat membantu organisasi menjalankan prosesnya dengan lebih baik.